Meno errori di pagamento
Prezzi, quantità e totali vengono verificati riga per riga contro ordine e consegne. Le differenze emergono prima della scadenza, non dopo.
Agente AI · Amministrazione e finanza
Ciclo passivo e attivo,
sotto controllo.
Quadra automatizza il controllo delle fatture in entrata e in uscita. Nel ciclo passivo riconcilia ogni fattura elettronica con ordine d’acquisto e documenti di trasporto e intercetta scostamenti, duplicati e variazioni di IBAN prima del pagamento. Nel ciclo attivo prepara le fatture ai clienti dalle consegne, verifica i dati per lo SDI, abbina gli incassi della banca e individua lo scaduto. Invii, blocchi, contestazioni e solleciti partono solo dopo approvazione.
Perché Quadra
Nel ciclo passivo gli errori costano quando si paga più del dovuto; nel ciclo attivo quando si fattura tardi o si incassa in ritardo. Quadra presidia entrambi.
Protezione dalle frodi
Una variazione di IBAN rispetto all’anagrafica sospende il pagamento e attiva la verifica con il fornitore tramite i recapiti già registrati.
Fatturazione puntuale
Le fatture ai clienti nascono dalle consegne, con i prezzi degli ordini e i controlli anagrafici per lo SDI già eseguiti.
Incassi sotto controllo
I movimenti della banca vengono abbinati alle fatture aperte e lo scaduto emerge con i giorni di ritardo, pronto per il sollecito.
Come funziona
- Acquisizione
Riceve le fatture dei fornitori dallo SDI, le consegne ai clienti da fatturare e i movimenti in entrata della banca.
- Riconciliazione
Passivo: ordine, documenti di trasporto, duplicati, IBAN, IVA e totale. Attivo: consegne e ordini cliente, incassi e fatture aperte.
- Registrazione ed emissione
Registra le fatture passive conformi e prepara le fatture attive complete, con importi e scadenze calcolati.
- Gestione delle eccezioni
Prepara blocchi di pagamento, contestazioni ai fornitori, invii allo SDI e solleciti ai clienti, da sottoporre all’amministrazione.
Automazione e approvazioni
Il livello di autonomia è definito per singola funzione: le operazioni a basso rischio sono automatiche, quelle che incidono sui pagamenti o sui rapporti con i fornitori richiedono approvazione.
Automatiche
leggi_fatture_in_arrivoAcquisizione dallo SDIverifica_fatturaControllo a tre viestorico_fornitorePagamenti e IBAN utilizzatiregistra_fatturaSolo fatture conformileggi_ciclo_attivoConsegne, fatture aperte, bancaprepara_fattura_attivaBozze dai DDT, con controlli SDIriconcilia_incassiAbbinamento incassi e scadutoscrivi_riepilogoReport con totali calcolati
Soggette ad approvazione
sospendi_pagamentoDuplicati, IBAN difformiprepara_emailContestazioni ai fornitoriemetti_fattureInvio delle fatture allo SDIprepara_sollecitoSolleciti ai clienti
Controllo e sicurezza
Le regole operative che l’agente applica in ogni sessione.
- Nessuna decisione su una fattura prima della verifica completa.
- Differenze e totali calcolati dal motore di controllo, mai stimati.
- IBAN difforme dall’anagrafica: pagamento sospeso e verifica tramite i recapiti già registrati, mai quelli indicati in fattura.
- Duplicati bloccati; scostamenti contestati con richiesta di nota di credito o di consegna.
- Una fattura attiva con dati anagrafici incompleti non viene inviata allo SDI.
- Solleciti cortesi, con numero, data, importo e scadenza, sempre approvati.
A chi si rivolge
- Uffici amministrativi, contabilità fornitori e clienti
- CFO e controller
- Aziende manifatturiere e distributive
- Centri servizi amministrativi
Su quali dati lavora
- Fatture elettroniche dallo SDI
- Ordini d’acquisto e ordini cliente
- Documenti di trasporto in entrata e in uscita
- Anagrafiche, scadenzario e movimenti bancari
Tecnologia
Quadra è costruito su modelli AI tramite API, con un’architettura ad agente e strumenti dedicati. Controlli, fatture, scadenze e abbinamenti degli incassi sono codice deterministico: gli importi non dipendono dall’interpretazione del modello. L’interfaccia mostra ogni passaggio in tempo reale e le approvazioni sospendono l’agente fino alla decisione dell’amministrazione.
La demo usa un’azienda, fornitori, clienti, IBAN, fatture e movimenti bancari di esempio. Le decisioni dell’agente provengono da una sessione registrata; verifiche, fatture, abbinamenti e report vengono eseguiti realmente.
Ogni fattura verificata.
Ogni incasso seguito.
Vuoi valutare un agente come Quadra sui tuoi processi? Parliamone.